En esta ocasión, el postmortem de la TRGCON llega mucho antes que el del año pasado. Aquí tenéis todos los datos, lecciones aprendidas e intrahistoria de la octava edición de la conferencia anual para suscriptores de La Bonilista, por si os son de utilidad para montar la vuestra.

DATABOX

• Ingresos: 245.544€ (+5,3%)
• Gastos: 213.518€ (-0,43%)
• Horas de trabajo/persona: alrededor de 756 solo del «núcleo duro» del equipo de voluntarios, desde mayo a octubre.
• Organización: 8 personas, proveedores externos y 20 voluntarios más durante el evento.
• Nº total de Asistentes: más de 1.000 entre asistentes, acompañantes el sábado, ponentes, organizadores, proveedores y patrocinadores.
• Nº de entradas Vendidas: 636, el aforo completo del auditorio de La Nave.
• Ratio de satisfacción: el 89,5% de asistentes han declarado que volverán el año que viene.
• Impacto en RRSS: según el informe de Metricool, 34 MILLONES de impresiones en Twitter
• Fotos: Solo en Twitter se compartieron más de 2.500 fotos.
• Pulpo: 300 raciones grandes
• Raciones de churros con chocolate: 613
• Bonibars repartidas: 3.600

Como este año hemos publicado el postmortem tan pronto, aun no tenemos disponible el video del evento, pero a cambio disponéis de 875 fotos en el album del evento en Flickr (y una sorpresa, al final de este texto), para haceros una idea de como fue.

TARUGONOMICS

Al final de la TRG, como todos los años, presentamos el presupuesto de la conferencia. No está cerrado por completo porque algunas partidas relacionadas con el post-evento siguen abiertas —como, por ejemplo, nuestra donación a UNICEF—, pero las variaciones serán mínimas:

Después del susto del año pasado —cuando, a un mes del evento, perdíamos 30.000€— en esta edición el principal objetivo era asegurar la sostenibilidad del evento, ajustando el precio de unas entradas que no habían subido desde 2019 y, sobre todo, reduciendo gastos. Lo conseguimos a medias.

SHIT HAPPENS, por eso siempre insistimos en que incluso una conferencia técnica pro bono debe contar con un presupuesto en el que obtenga unos mínimos beneficios, al menos teoricamente, porque ese margen es lo que le permitirá lidiar con inconvenientes inesperados.

Y, por supuesto, SHIT HAPPENED. Por un incomprensible error en el sistema de reservas, cuando solo quedaban unas pocas semanas para el día del evento nos enteramos de que no disponíamos de las aulas para impartir los talleres, así que, tuvimos que improvisarlas en diferentes espacios de La Nave… haciéndonos cargo del coste de todos los elementos de las mismas: mobiliario, equipación audiovisual, montaje y desmontaje. También descubrimos demasiado tarde que las normas del recinto impedían enganchar más de un food truck a la red eléctrica, así que, nos vimos obligados a alquilar un generador eléctrico y pagar combustible para que estuviera funcionando 3 días seguidos (dentro de los mismos, había cámaras firgoríficas donde se guardaba la comida). No fue barato.

Aún así, el resultado a nivel financiero mejoró el del año pasado. Si no en terminos absolutos, si en algo que tenemos muy en cuenta a la hora de valorar la sostenibilidad del evento: el % del coste por asistente que se sufragó con el precio de las propias entradas fue mucho mayor.

Con todo, se debe juzgar la cuenta de resultados de la #trg23 teniendo en cuenta que vivimos un año muy complicado para los organizadores de conferencias técnicas, con un sector tecnológico aun asumiendo la corrección post-COVID y en la que los presupuestos para patrocinios se redujeron drasticamente.

No sabemos que escenario nos encontraremos en 2024, pero para continuar asegurando la viabilidad del evento, esto es lo que tenemos pensado para la próxima edición:

• Proceso de venta de entradas específico para empresas: servicios añadidos para las compañías chachi que compran entradas para sus empleados, como la facturación conjunta de las mismas o el suministro de códigos para que cada asistente pueda rellenar sus propios datos en vez de sobrecargar a los encargados de comprarlas.
• Potenciar los add-ons: versiones secundarias de camisetas, goodies exclusivos, tienda… cualquier cosa que nos permita subir el ticket medio de la entrada sin tener que subir la barrera de entrada para asistir a la TRG.
• Potenciar la figura de los «mecenas», incrementando el valor que damos a los mismos y su presencia en el evento. Especialmente en la cena junto con patrocinadores y ponentes.
• Facilitar los patrocinios, publicando el deck de patrocinio con más antelación, para que puedan tener el evento en cuenta en sus presupuestos de marketing para 2024.

LO QUE SALIÓ BIEN

Un año más, parece que la #trg23 gustó a los asistentes. El feedback que nos dejaron en la encuesta de satisfacción así lo refleja:

Según los informes de Metricool, parece que el impacto generado para los sponsors tampoco estuvo mal: conseguimos de nuevo ser trending topic nacional en X durante varios dias. Algo inaudito para una conferencia del tamaño de la TRG.

Hay cosas que sabemos que tenemos que repetir sí o sí el año que viene:

EL FORMATO

Los contenidos y el ritmo de la TRG no se parecen a los de ninguna otra conferencia técnica. Eso no quiere decir que sea mejor o peor, sino DIFERENTE. Sabemos que hay gente que no lo comparte (ver «LO QUE PUDO SALIR MEJOR»), pero a la inmensa mayoría de los asistentes les gusta la mezcla de charlas de diferentes disciplinas, el track único, el turno de preguntas gestionado a lo late night show o incluso el ridículo show inicial, que sirve para dar un tono desenfadado al evento y —sobre todo— quitar presión a los ponentes.

LA FIGURA DEL MECENAS

Este año tuvimos ¡27 mecenas! 2 veces más que el año pasado. Sin ellos, la foto final del evento hubiera sido muy diferente.

Más allá de la contribución económica, los involucramos todo lo que pudimos en la toma de decisiones de la TRG y fue un acierto. Configuramos un canal de Telegram donde podíamos comunicarnos con ellos y ellos comunicarse entre sí. Su feedback fue imprescindible para que la conferencia fuera un éxito.

EL NETWORKING

Social Bingo, juegos dirigidos, plataforma online, diferentes lanyards para expresar tu nivel de apertura a hablar con gente, acreditaciones diseñadas especificamente para interactuar, equipo de «anclas» para escalar la atención a los asistentes que estuvieran solos… este es un apartado que siempre es mejorable, pero en el que creemos que dimos un salto importante a nivel organizativo que asienta los cimientos de la propuesta que haremos el próximo año.

LA ARQUITECTURA DE PRECIOS

La apuesta que hicimos el año pasado salió bien. Un incremento de precio asumible, pero con un early bird mas corto que permitiera a todos los que compran entradas a título particular hacerlo a precio reducido, al mismo tiempo que también se da una oportunidad de asistir a aquellos que las compran usando los presupuestos de formación de sus empresas.

También la inclusión de múltiples posibilidades de complementar tu entrada con talleres, goodies, etc. para incrementar el precio medio de la misma, sin penalizar a aquellos que no pudieran permitírselo.

COMMUNITY DAY

Un año más, un éxito. Tuvimos aun más actividades y asistencia que en la primera edición. Hay que venir para vivirla y entender el ambiente tan especial que se crea.

LO QUE PUDO SALIR MEJOR

El pasado 30 de noviembre, «el core» de la organización —las 8 personas que trabajamos en la TRG más allá de los días en los que esta se celebra— nos reunimos para documentar las áreas de mejora que detectamos en el evento. Estas fueron las notas que tomó Yeray:

La mayoría de sensaciones del equipo coinciden con el sentir de la Comunidad.

• La comida. Mantuvimos el tradicional pulpo que —como siempre— estuvo la altura, pero cambiamos de proveedor para explorar otras opciones y… no estamos seguros de haber acertado. El feedback de los asistentes así parece confirmarlo. Hasta alquilamos 4 food trucks para poder servir la comida en 5 puntos en paralelo, pero ni eso evitó que se formaran grandes colas. Tampoco que el café desapareciera antes de que muchos pudiéramos probarlo. En 2024, volveremos a intentar mejorar este apartado una vez más.
• La cena de mecenas, ponentes y patrocinadores. Tampoco ayudó a mejorar la impresión que nos llevamos del catering la cena de patrocinadores, mecenas y ponentes que fue UN DESASTRE, sin paliativos. Pero no solo es que fallara el catering, al tener que hacerlo en La Nave, pero sin molestar al resto de asistentes, el sitió donde lo organizamos nos quedó bastante desangelado. Y lo peor es que no introdujimos ninguna mecánica de networking para que los asistentes interactuaran entre sí. Este es, sin duda, uno de los apartados que más va a cambiar en 2024.
• Los talleres. Como ya mencionamos en el apartado «TARUGONOMICS», a pocas semanas de la celebración del evento, nos enteramos de que no habían registrado la reserva de salas que habíamos hecho meses antes y nos habían confirmado. El primer impulso fue cancelarlos, pero llegamos a la conclusión de que eso causaría aun más perjuicio a los asistentes, profesores y patrocinadores, así que, decidimos organizarlos en otros espacios de La Nave, asumiendo el coste de todo el mobiliario y equipo audiovisual necesario. A pesar de que los colocamos lo mas separados posibles unos de otros, la particular acústica de La Nave hizo que en ocasiones el sonido de ambiente molestara a los participantes. Esperamos que en la próxima edición no haya ningún problema con las reservas, pero para asegurarnos se lo recordaremos a los gestores del espacio mes a mes.
• El seguimiento del guión. Cometí varios errores de bulto como presentador del evento. Algunos evidentes para el público y otros no tanto. Me dolió especialmente que se me olvidara pasar el slide con la bandera americana —para pasar a la bandera gallega, mientras decía «ahora sí»— y echar a perder un gag que redondeaba el inicio del evento. Es solo un ejemplo de muchos. Para el próximo año, tengo que reservar más tiempo para aprenderme el guión que yo mismo escribo y repasarlo entre ponencia y ponencia.

• La difusión del lore interno. Hablando del guión, a pesar de que la TRG es una conferencia que se organiza alrededor de la Comunidad de La Bonilista, siempre viene gente que no conoce absolutamente NADA del contexto de la misma y a la que se le puede hacer bola ver a un tipo cantar y bailar en el escenario, las continuas referencias a «lo que diga Molpe», «Jeroclo, el espartano», el «Club Turing» o los tarugos. En 2024, tenemos que hacer un esfuerzo por explicar y transmitir mejor todo este lore interno. Primero, para que sepan a lo que vienen y decidan con conocimiento de causa si quieren asistir. Segundo, para que si lo hacen, lo disfruten a tope.
• Airmeet. Este año pasamos de Brella a Airmeet como plataforma para gestionar el networking online y a la gente, en general, le gustó menos. Tiene difícil solución porque compramos una licencia de Airmeet de por vida y Brella nos cuesta más de 3.000€ cada año. Esperaremos a ver como evoluciona Airmeet antes de tomar una decisión.
• La entrada online. A pesar de que invertimos una ingente cantidad de dinero en realizar el evento para que los asistentes online disfruten de algo más parecido a un show televisivo que a una conferencia, es muy difícil trasladar todo lo que se vive presencialmente. Si queremos mantener nuestro compromiso de que el evento sea todo lo accesible y abierto posible, dando cabida a personas que no puedan desplazarse, tenemos que diseñar por completo la experiencia del asistente en remoto en vez de adaptarla a partir de la del presencial.
• Acreditaciones. Las acreditaciones personalizadas —cada una se trata como un fichero y una impresión diferente— son preciosas, pero tambiñen un infierno de diseñar, imprimir y gestionar. El próximo año tenemos que encontrar un sistema que permita que Hugo pueda editarlas de forma más sencilla y la producción no se convierta en una obra de orfebrería.

• El Community Day. Parece contradictorio que lo incluyamos en el apartado de «LO QUE PUDO SALIR MEJOR» cuando hemos afirmado que fue una de las mejores cosas de la TRG, pero tenemos que mejorar la comunicación sobre el mismo. Mucha gente lo sigue identificando como una jornada exclusivamente para «familias con niños» cuando es mucho más: un espacio donde poder acercar a cualquiera —familia, pareja, amigos— a nuestra profesión, niños también. En 2024 tenemos que «vender» mucho mejor el concepto del Community Day.

CONCLUSIONES

En un año complicado para nosotros, en el que invertimos una gran cantidad de tiempo en explorar las posibilidades de llevar el evento a Galicia, después volvimos a planificar todo para volver a hacerlo en Madrid y tuvimos que luchar para cerrar cada patrocinio, afrontamos exigentes retos profesionales y —por si fuera poco— cambiamos el nombre al evento después de 7 ediciones, la principal conclusión es que esta TRGCON salió bien.

Pero no solo porque a la inmensa mayoría de asistentes les gustara, sino también porque fue una de las que mas disfrutamos todo el equipo de voluntarios y organizadores. Conseguimos recuperar en gran parte el espíritu original y sentar las bases de lo que queremos que sea en el futuro, antes de un 2024 que va a traer muchos, MUCHOS cambios a nivel personal y profesional. En la TRGCON, también.

Muchas gracias a todas y todos los ponentes, asistentes, patrocinadores, proveedores, mecenas y voluntarios que hicisteis posible la #trg23. Nos vemos en la #trg24 el próximo 15 de noviembre de 2024.

ONE MORE THING…

Como premio para los que habéis llegado hasta aquí, os dejo la primera charla del evento, la charla de Chema Alonso sobre los problemas de seguridad que plantean las herramientas de IA generativa como ChatGPT o Midjourney ¡espero que os guste!