Recuperando buenas costumbres, publico el postmortem de la #tarugo22, séptima iteración de la conferencia anual para suscriptores de La Bonilista y última con ese nombre porque, a partir de este año, pasará a denominarse TRGCON. Si quieres saber por qué, solo tienes que leer el final de este texto.
Aquí tienes todos los datos, lecciones aprendidas e intrahistoria de nuestro pequeño-gran evento, por si te son de utilidad para montar el tuyo.
DATABOX
- Ingresos: 233.175€
- Gastos: 214.428€
- Horas de trabajo/persona: alrededor de 800 solo del «núcleo duro» del equipo de voluntarios, desde mayo a octubre.
- Organización: 9 personas, proveedores externos y 20 voluntarios más durante el evento.
- Nº total de Asistentes: más de 1.000 entre asistentes, acompañantes el sábado, ponentes, organizadores, proveedores y patrocinadores.
- Nº de entradas Vendidas: 621 de pago, más otras 50 para antiguos ponentes, patrocinadores e invitados.
- Ratio de satisfacción: el 96% de asistentes han declarado que volverán el año que viene.
- Impacto en RRSS: según el análisis de Metricool, 42 MILLONES de impresiones en Twitter
- Fotos: Solo en Twitter se compartieron más de 2.500 fotos. Nosotros seleccionamos 880 para nuestro álbum de Flickr
- Pulpo: 300 raciones grandes
- Raciones de churros con chocolate: 500
TARUGONOMICS
Al final de la Tarugo, como todos los años, presentamos el presupuesto provisional del evento. En este postmortem, ya disponemos del presupuesto consolidado:
¿Cómo es posible que la Tarugo con más ingresos de la Historia fuera la que PEOR margen bruto ha tenido nunca jamás? Bueno… no hay que tener un doctorado en Económicas para descubrirlo: los gastos subieron mucho más que los ingresos.
Tampoco hay que devanarse los sesos para averiguar por qué ingresos y gastos no crecieron de forma similar: congelamos el precio de la entrada desde 2018 mientras que los proveedores revisaban sus tarifas, año tras año, para ajustarlas a la inflación.
Pero más allá de la inflación, hubo partidas que subieron especialmente por los problemas de abastecimiento y el incremento de la factura energética que provocó la Guerra de Ucrania. Por ejemplo, el catering. En 2019 nos gastamos 85€+IVA por persona en comida. En 2023, esa factura subió a 105€, casi un 24% más… después de sudar para bajar un presupuesto inicial de 120€. Si no lo hubiéramos conseguido, habríamos tenido que poner dinero de nuestro propio bolsillo para cubrir los costes.
Después de 6 ediciones, cometimos un error de principiantes: lanzar precio de entradas y patrocinios sin presupuesto cerrado, asumiendo que el coste del catering y los servicios audiovisuales subirían como máximo un 10%. Estábamos equivocados y nuestro error estuvo a punto de meternos en serios problemas. A un mes del evento, perdíamos 30.000€.
Además de esa trabajada rebaja, el principal factor para arreglar las cuentas del evento fue el apoyo de los patrocinadores. Conseguimos cerrar algunos en las últimas semanas del evento que nos ayudaron a entrar en beneficios. Sin ellos, el precio de las 621 entradas vendidas tendría que haberse disparado hasta los 345€ solo para cubrir gastos.
En el postmortem de la edición de 2019 ya se entreveía la necesidad de subir el precio de la entrada y la Comunidad parecía entenderlo y aceptarlo, pero… luego llegó el COVID y, después, la incógnita de cómo se asumiría la vuelta a la presencialidad, así que, decidimos mantener el precio de las entradas. Esta estructura de ingresos y costes, no es sostenible en el tiempo.
El caso es que, ya no hay que irse a otros países para ver entradas a conferencias profesionales con precios más ajustados a lo que realmente cuestan. Por ejemplo, la entrada de la Product Conf costaba 249€ + IVA por un solo día de conferencia la entrada a Hired!Bcn —un evento para profesionales del mundo del recruiting— lo mismo.
Sin embargo, la Tarugo intenta hacer sostenible un evento de 3 jornadas con una entrada de 150€. Aumentar el precio de las entradas es una de las posibles soluciones, pero —también— contener presupuesto y gastar solo en lo imprescindible. Así se distribuyeron gastos e ingresos en la #Tarugo22:
Por eso, para intentar asegurar la sostenibilidad del evento, esto es lo que tenemos pensado a partir de esta edición:
- Invertir nuestros recursos en lo más importante del evento: buen networking, buenos contenidos y buena comida. El resto es accesorio.
- Subir el precio base de las entradas a 165€ en early bird (un 10% desde 2019, casi cuatro años).
- Reducir el número de entradas early bird a 400 y sacar las normales al mismo precio que el año pasado (250€), pero disponibles desde el primer minuto, para aquellos que no compran la entrada a título particular, sino con el presupuesto de formación que les da su empresa.
- Añadir complementos opcionales a la entrada, como una segunda camiseta o un set de pegatinas exclusivas —que nos ayuden a subir el ticket medio— para los que quieran y puedan permitírselo.
- Potenciar la figura de los mecenas, particulares que quieren apoyar al evento y tienen la capacidad económica para hacerlo, tratándoles como verdaderos patronos del evento e involucrándoles en la gestión del mismo. Los mecenas se convertirán en un auténtico Senado de la Tarugo, que participarán en la retrospectiva posterior al evento y en la toma de decisiones de las posteriores ediciones.
LO QUE SALIÓ BIEN
Si algo tiene que quedar claro en este postmortem es que la #tarugo22 salió «bien» de cara al asistente. El feedback que nos pasaron así lo refleja:
Parece que, a nivel de patrocinadores, la cosa tampoco salió mal. Calcular el retorno de inversión del patrocinio de un evento es MUY complicado, más allá de los leads y CVs que reciban directamente, pero es EVIDENTE que genera un branding y un karma que devuelve valor con el tiempo. Preparamos un informe para cada patrocinador con todos los datos posibles para que pudieran medir el impacto del evento. Este, por ejemplo, es un fragmento del de SNGULAR:
Como organizadores, después de analizar el evento, también tenemos claro algunas cosas que deben repetirse sí o sí:
EL FORMATO
Aunque ya parezca algo muy lejano, el año pasado fue la edición en la que recuperamos la presencialidad después de dos ediciones completamente online, debido a las restricciones impuestas por el COVID. Esas dos ediciones marcaron para siempre el espíritu del evento y nos quedamos con lo mejor de las mismas: una escaleta más parecida a la de un programa de televisión que a la de una conferencia técnica tradicional.
EL SÁBADO TARUGO
Después de un montón de años dándole vueltas al concepto, creemos que por fin hemos dado con un formato en el que hubo actividades para todos, desde talleres de iniciación a la programación para los más peques hasta la TarugOff, el open space de la Tarugoconf.
LA FIESTA
Ante el riesgo de lluvia, tuvimos que trasladar toda la fiesta al interior de La Nave. Una decisión que acabó siendo un acierto, al permitir a los asistentes y a los patrocinadores que estaban en los stands interactuar durante mucho más tiempo. Además, la apuesta por Los Inspectores —la banda de la Tarugo— para amenizar la fiesta, en vez de a OBK u otro grupo famoso, salió bien. Lo dieron todo y se ganaron al público.
LA GESTIÓN DE VOLUNTARIOS
Hubo más voluntarios que en cualquier otra edición y se coordinaron para hacer todas las tareas —desde el montaje de welcome packs al proceso de acreditación— de forma impecable. Se crearon varios equipos autoorganizados para encargarse de las distintas áreas. Había uno para el auditorio, otro en talleres y otro solo para la recepción de asistentes.
LOS STANDS AL ESTILO TARUGO
Propusimos a los patrocinadores distintas ideas y dinámicas para aportar valor a los asistentes como mejor medio para llevarlos a sus stands y, la verdad, todos supieron adaptarse y hacer suyo el espíritu del evento.
Estaban siempre llenos de gente y el feedback que recibimos de los sponsors fue que el nivel de interacción fue mucho más alto que el habitual, así que, parece que los stands al estilo Tarugo tienen sentido.
LA KEYNOTE DE STEVE JOBS
Ver a Joaquín Reyes caracterizado como Steve Jobs fue el momento estelar del evento. Quiero pensar que conseguimos sorprender por completo a los asistentes. Tanto, que algunos creían que era alguien imitando a Joaquín Reyes imitando a Steve Jobs 🙂
PS: Kudos a Walter, que fue quien tuvo la idea de hacer esto, hace ya muchos años.
LO QUE PUDO SALIR MEJOR
Por supuesto, también detectamos áreas de mejora. Los asistentes y —aún más— nosotros, los organizadores:
LOS TALLERES
Los talleres que organizamos el jueves por la mañana coincidieron con los ensayos de la banda de música y, los que estaban más pegados al auditorio, tuvieron un montón de ruido.
En la próxima edición, organizaremos talleres solo por la tarde, con un horario que permita a la gente que asista a los mismos acudir a las actividades de networking posteriores.
EL STREAMING ONLINE
La #Tarugo22 fue un evento híbrido, con todas las dificultades que eso implica. Hicimos una inversión considerable en realizar el evento para que la señal de streaming fuera de altísima calidad, pero la interacción con la gente que estaba en casa fue muy limitada.
Si este año volvemos a sacar entradas online, tenemos que tener muy claro cómo conseguir integrar a todos los asistentes, estén en La Nave o en Nueva York.
EL CATERING
«Con los datos que dais sobre el gasto de comidas y demás, creo que no merece la pena el rollo bio, orgánico, etc…no creo que compense. No digo de poner san jacobos y patatas fritas, pero quizás se puede ahorrar un pico poniendo comida buena, pero sin etiquetas. Sé que esto es opinión personal y puede que haya gente que valore mucho este tema, pero en calidad/precio y siendo el mayor gasto de la conferencia, no creo que compense.»
El catering tuvo la calidad de siempre, pero puede que también un enfoque erróneo. El asistente a una Tarugo espera comer BIEN, pero quizás no necesita tener mejillones de la ría de Aldán. A lo mejor una buena tortilla de patatas le hace la misma ilusión o más.
Este año tenemos la intención de diseñar el catering que queremos e intentar que los distintos proveedores se amolden al mismo, no al revés. Veremos si lo conseguimos.
EL GASTO EN GOODIES
Me empeñé en tener un Jenga, pero con piezas azules y amarillas para poder meter aleatoriedad en el juego mediante apps que desarrolló Jorge Barroso, una ida de pinza que supuso una ingente inversión de tiempo y dinero. La gorra de Bonidente tampoco salió barata.
¿Merecía la pena pedir muestras a distintas fábricas hasta dar con la madera adecuada? ¿Realmente la gente lo apreció? Muy probablemente podríamos haber invertido nuestros recursos en otras cosas que el asistente hubiera valorado mucho más.
En la próxima edición, haremos goodies de calidad, pero también con sentido común, sin olvidar que son solo un accesorio, no el centro sobre el que gira el evento.
LAS CAMISETAS
Tanta pasta y esfuerzo invertidos en el resto de los goodies y fallamos en lo más básico: un porcentaje importante de las camisetas se destiñeron al primer lavado. Al parecer, el nuevo proveedor que seleccionamos no las secó correctamente y la tinta no se fijó. Mandamos un correo a todos los asistentes ofreciendo la reposición de las camisetas afectadas, pero muy pocos nos contestaron. Seguro que más de uno tiene su camiseta desteñida. Yo la tengo así.
Este año volveremos a trabajar con nuestros proveedores habituales de camisetas y, si es posible, las fabricaremos en diferentes lotes para asegurar la calidad de las mismas.
LA TARUGOFF
Pedimos a la gente que enviara por adelantado los temas sobre lo que quería hablar, cuando en un open space esas propuestas se improvisan y definen en el momento. Lo realmente importante, es la gente que acude y con la que debatirás esos temas.
En esta edición, registraremos quién tiene intención de ir en vez de los temas sobre los que quiere hablar, para que los que estén interesados sepan con quién se van a encontrar si acuden el sábado.
(LA GESTIÓN DE LA GENTE QUE ATENDÍA) LOS STANDS
La verdad, no esperábamos que los patrocinadores respondieran de forma tan masiva a nuestra sugerencia de crear stands que fueran verdaderas atracciones para los asistentes y… casi morimos de éxito. Nuestra falta de experiencia nos llevó a no tener ninguna norma sobre cómo atender los stands, empezando por acotar el número máximo de personas. Un tema nada trivial teniendo en cuenta que pagábamos 105€ por el catering de cada persona que acudiera a La Nave, hubiera pagado entrada o no. ¿Qué se supone que íbamos a hacer? ¿dejarlos sin comer? ¿cobrarles el precio de comida?
En la próxima edición, definiremos normas sobre la gestión del stand y lanzaremos «entradas de stand» para los patrocinadores que quieran traer 5 o 50 personas al mismo.
LA KEYNOTE DE STEVE JOBS
Joaquín Reyes bajó su caché para la Tarugo, pero traerle —además, caracterizado como Steve Jobs— no fue barato. Por ejemplo, también tuvimos que contratar a su maquillador habitual.
Quedará como una de las mejores anécdotas de la historia del evento, pero ¿realmente el coste mereció la pena? ¿se nos ha olvidado que lo realmente importante en una Tarugo es un buen networking, buen contenido y buena comida?
CONCLUSIONES
Si echo la mirada atrás, es verdad que la dificultad de trasladar al precio de las entradas el coste real de un evento tensiona mucho a los organizadores del mismo, pero —también— que la principal carga de la pasada #tarugo22 fui yo.
¿Era necesario fabricar un juego de mesa a medida? ¿La gente se lo hubiera pasado peor si no hubiera ido Joaquín Reyes? ¿Realmente me empeñé en hacers todas esas cosas para la Comunidad o siemplemente para demostrar que podíamos hacerlo? ¿Hasta dónde puede escalar esto? Por eso, en la próxima edición, la máxima es recuperar el espíritu del evento. Recordar por qué y para quién hacemos todo esto.
Como organización, hay un mantra que ahora repetimos siempre que surge alguna duda sobre qué camino tomar —«Cero ego, mucho pulpo»— para recordarnos que la receta de un gran evento es muy sencilla: buenos contenidos, buen networking y buena comida, el resto son solo condimentos. No haremos nada que nos pueda alejar de aportar al asistente el mayor valor posible en esos tres apartados. No sabemos si reduciremos el gasto, pero intentaremos que al menos no se dispare por caralladas.
En ese sentido, en la #tarugo22 experimentamos por primera vez como el nombre del evento nos dificultaba aportar valor a los asistentes. Patrocinios —recordemos, imprescindibles con la actual estructura de precios— más complicados de cerrar y potenciales ponentes, tan importantes como para tener Responsables de Comunicación, que se preocupan porque se asocie su imagen a un evento llamado Tarugoconf.
Cuando preguntamos a la Comunidad sobre este asunto, la mayoría siempre apuesta por mantener el nombre de Tarugoconf, cueste lo que cueste, pero ¿no hay mayor muestra de falta de ego que estar dispuestos a cambiar el nombre si con ello beneficiamos al que paga su entrada? Al fin y al cabo, el principal motivo por el que hacemos todo este esfuerzo. Por eso, la próxima Tarugoconf se denominará oficialmente TRGCON (por tecnología, relaciones y gastronomía) y se centrará en apuntalar esos tres pilares.
Muchas gracias a todas y todos los ponentes, asistentes, patrocinadores, proveedores, mecenas y voluntarios que hicisteis posible la #tarugo22. Nos vemos en la #trg23 el próximo 27 de octubre de 2023.
