Postmortem de la Tarugoconf

No se puede dar por cerrado un proyecto hasta que no se ha redactado su postmortem. Mucho más si este es un evento creado para la Comunidad como la Tarugoconf, una conferencia que se celebró el pasado 16 de septiembre para celebrar los 5.000 suscriptores de la Bonilista -mi lista de correo personal- con los siguientes objetivos:

Agradecer a los tarugos -los seguidores más acérrimos de la Bonilista- su apoyo durante todos estos últimos cinco años y tener una excusa para juntar a «gente que hace cosas».
Crear el evento al que siempre quise asistir.
Intentar no perder (mucho) dinero para conseguirlo.

Unos pocos días después del evento, hicimos una retrospectiva para averiguar si los habíamos cumplido. Este fue el resultado, sin anestesia ni censura alguna:

Un mes después, con la cabeza fría y los ánimos más calmados, he decidido publicar todos los datos para que cualquiera pueda llegar a sus propias conclusiones y, ojalá, aprender de nuestros errores. Empezando por el final ¿Cuánto dinero se ganó o se perdió?

Tarugonomics: cuanto cuesta montar una Tarugoconf

Al final de la Tarugoconf compartí con todos los asistentes los números económicos de la conferencia. He ajustado los números para no tener en cuenta el IVA que pudimos desgravarnos y añadir algunos gastos que se produjeron después de celebrar el evento, pero, básicamente, son los mismos:

Sobre el papel, no parece que la Tarugoconf fuera un mal negocio. Sin embargo, como ya advertí en la conferencia, esos números tienen trampa. No incluyen todos los gastos que realmente deberíamos haber tenido. Juanjo y Diego, por ejemplo, volaron desde EEUU pagándose ellos mismos el viaje. Tampoco tuvimos que pagar por la sala donde se celebró la conferencia ni por el personal técnico que gestionó el equipamiento audiovisual de la misma.

Y, por supuesto, los números no tienen en cuenta el «coste de oportunidad» o -hablando en plata- las horas que dedicamos a preparar y organizar el evento. Un coste que, en mi caso concreto, no es teórico sino absolutamente real. Si añadimos todos esos gastos, los números cambian completamente:

Se puede definir a la Tarugoconf como una conferencia de bolsillo, un meetup con pulpo o incluso como una reunión de amigos que se ha ido de las manos, pero desde luego, NO como un buen negocio.

Mi amigo Agustín dice que, si contabilizo el coste de oportunidad también debería tener en cuenta el retorno en forma de «marca personal», pero como veremos más adelante… ese supuesto beneficio ha sido muy, MUY relativo.

Lo que salió bien

1. Elección de lugar

La gente de Campus Madrid se volcó con nosotros. Sólo recibimos facilidades y total colaboración por su parte. La verdad es que la propuesta de Campus es muy potente para un organizador porque te dan TODO hecho para que sólo tengas que preocuparte del contenido y la audiencia.

La elección del Café del Río para la fiesta -por encima de otras propuestas, por su proximidad al Campus- fue otro acierto. Conseguimos que prácticamente no hubiera bajas y todo el mundo disfrutará de la puesta de Sol con nosotros.

2. Ponentes / Línea Editorial

En la Tarugoconf no hubo call for papers sino que invité a los ponentes que creía que más iban a aportar a la audiencia y mejor se complementaban entre sí.

Excepto Molpe, ningún ponente eligió el tema de su charla sino que yo se lo propuse, siguiendo una línea editorial que -con mayor o menor fortuna- intentó dotar de cierta coherencia al evento. Según el feedback recibido, parece que la apuesta funcionó.

3. Ritmo

Manejamos los tiempos de las charlas y los turnos de preguntas con mano de hierro: 30 minutos de charla y 15 de preguntas. Ni uno más. Todas las presentaciones estaban montadas en un mismo ordenador así que, apenas había pausa entre charla y charla, consiguiendo un ritmo trepidante de principio a fin. En la Tarugoconf siempre estaba pasando algo.

Por cierto, reservar 15 minutos enteros para un turno de preguntas y respuestas -que en muchos eventos queda desierto- fue otra apuesta arriesgada que salió muy bien y dice mucho de la actitud de los asistentes y los ponentes del evento.

4. Comida

Sin duda la apuesta más arriesgada de todas fue traer un pulpeiro desde Galicia y ofrecer la comida en una campa que hubiera sido una ratonera en caso de que hubiera llovido, pero… triunfamos. He estado en decenas de eventos, nacionales e internacionales y en ningun lado vi un catering parecido a lo que ofrecimos. Las empanadas Milán Dopico y la Bonibeer artesana de 47 Degrees fueron la guinda del pastel.

5. Networking Gamificado

Todos los asistentes recibían al llegar un sobre con una tarea personalizada que implicaba interactuar con otras personas. Si cumplían la misión, dejando una prueba en Twitter con el hashtag #tarugoconf, prometimos donar 3 raciones de emergencia -suficientes para alimentar a un niño durante un día- y, si TODO EL MUNDO colaboraba, doblaríamos el donativo. Lo conseguimos, acabamos donando 900 raciones de alimentos a Unicef… y ¡la gente se quedó con ganas de más!

6. Sábado Familiar

Siempre que he ido a un evento, he echado en falta algún tipo de actividad para que los asistentes pudieran acudir con sus familias. Además, me parecía una ENORME oportunidad perdida para el networking porque ver a alguien interactuando con sus críos suele ser la mejor forma de descubrir su mejor cara. Con todo eso en mente, nos inventamos el sábado tarugo y -a las más de 50 personas que nos atrevimos a hacer algo tan marciano en España como conciliar familia y profesión- nos encantó 🙂

Lo que no salió tan bien

1. Mesa Redonda de Medios Digitales

En un evento donde el ritmo había sido frenético hasta el momento, las intervenciones de los miembros de la mesa se hicieron demasiado largas. Y -según me comentaron algunos asistentes- mientras el resto del día se transmitió un mensaje positivo y constructivo, la mesa irradiaba pesimismo y un poco de victimismo. Si incluyes una mesa redonda en un evento, debes conseguir que esta también se empape del tono y el espíritu del mismo.

Disponer de medios de comunicación independientes y sostenibles, que puedan auditar al poder y mantener informada a la ciudadanía, me parece imprescindible en una sociedad democrática. Sin embargo, creo que no supe transmitir ese concepto a la audiencia ni tampoco gestionar los tiempos y discursos de los invitados. La culpa fue mía al 100%.

2. Escasa representación femenina

De los ocho ponentes oficiales de la Tarugoconf, dos -un 25%- eran mujeres. Desgraciadamente, el porcentaje de asistentes femeninos fue menor a pesar de que, a la hora de enviar las invitaciones, prioricé a tarugas por encima de tarugos para intentar compensar la habitual infrarrepresentación femenina en los eventos profesionales.

Después de haber reflexionado mucho sobre el tema, creo que tener más audiencia femenina no puede ser sólo una buena intención, sino uno de los objetivos principales de un evento. Y, para conseguirlo, hoy haría los siguientes cambios:

Redactar un correo de invitación específico para mujeres y, en el caso de que declinen la invitación, animarlas proactivamente y pedirles feedback para aprender cómo hacer el evento más atractivo para ellas.
Hacer que las invitaciones a mujeres sean para dos personas. Casi todo el mundo se siente más cómodo viajando acompañado. Las mujeres serán las únicas que podrán comprar entrada doble, esperando que eso incentive su asistencia.
Incluir un Código de Conducta que especifique que ningún comportamiento que pueda incomodar a los asistentes por su género, raza, orientación política o sexual será tolerado. Para los que nunca hemos tenido ni causado ningún problema puede resultarnos obvio y redundante. Para los que lo han sufrido, no.
Hacer un triple check de todos las comunicaciones, textos y materiales relacionados con el evento, para asegurarnos de que nunca sean un obstáculo para atraer a más mujeres a la conferencia.
Buscar proactivamente ponentes femeninas. En la Tarugoconf se invita a los mejores ponentes para la audiencia -da igual que sean hombres y mujeres o la proporción de los mismos- pero, para rebajar el sesgo masculino, ahora priorizo las charlas de mujeres en los eventos a los que asisto para descubrir «nuevos talentos».

3. Poca cafeína

Mucha gente echó en falta un café después de la comida. También nos llegaron quejas de que, en el break de la mañana, no hubo suficiente para todos a pesar de que contratamos 160 raciones de café y bollería con la empresa que lleva el catering del Campus. Es evidente que infravaloramos lo mucho que le gusta a la gente la cafeína.

El área de café es una de las más frecuentadas en un evento, de hecho, algunos no salen de ella. Por eso, siempre hay que disponer de un buffer de café y té, por ejemplo, pidiendo a la gente que quiera ayudarte que ponga a disposición de la organización sus cafeteras Nespresso para que podamos utilizarlas durante la conferencia.

4. Subcontratación de tareas mecánicas

Candela, prácticamente, no pisó la sala de conferencias. Se pasó todo el día preparando la campa donde se celebró la comida. Jero también se perdió gran parte de las charlas. Normalmente -y por limitaciones presupuestarias- los eventos suelen resolver estas tareas con ejércitos de voluntarios.

Candela, que ha trabajado organizando eventos deportivos, prefiere resolver todo esto contratando profesionales y, la verdad, en un evento donde la demanda de entradas supera ampliamente a la oferta, sale económicamente más rentable.

5. Improvisación

Cometimos muchos pequeños fallos que, en su mayoría, fueron producto de las prisas y la improvisación de última hora. Desde cambiarle el nombre a Antonio Ortiz en los carteles hasta cepillarme la mitad de los slides de la charla de Diego Mariño.

Lo que poca gente sabe es que debido a uno de los años más convulsos a nivel personal y profesional de mi vida, cuatro meses antes de la celebración del evento, este no existía. No había sistema de ticketing ni charlas confirmadas. Tampoco había catering contratado, ni web… no había NADA.

Me reservo la intrahistoria de todo lo que sucedió para los tarugos de la Bonilista y los valientes que me ayudaron a montarlo todo en un tiempo record, pero la experiencia me ayudó a diseñar un marco de trabajo sobre cómo se debería preparar una conferencia como la Tarugoconf, con una fecha límite -seis meses antes de la fecha del evento- para decidir si se sigue adelante o no.

Pero, sin duda alguna, el area de mejora que más me preocupa es…

El valor aportado a la Comunidad Taruga

La Tarugoconf nació como idea hace un año para celebrar algo tan insólito como que la lista de correo personal de un tarugo como yo alcanzará los 5.000 suscriptores y agradecer su fidelidad, semana tras semana. Sobre el papel, parece que lo conseguimos:

Sin embargo, la propia naturaleza del evento -familiar y cercano- hacía IMPOSIBLE poder dar cabida a toda la gente a la que estaba dedicado. Tuve que priorizar a los lectores más asiduos, pero fallé tan miserablemente al comunicar el criterio de invitación que mucha gente acabó con la percepción de que la Tarugoconf fue un evento elitista, cuando fue todo lo contrario.

Simplemente con haber explicado que, cada semana y hasta completar aforo, recibían invitación los siguientes 50 suscriptores de la lista, priorizados por fecha de inscripción y con al menos un 60% de ratio de apertura, todo hubiera cambiado.

Si haces un evento para la Comunidad, la máxima transparencia es lo mínimo que debes exigirte.

Databox

Empresa que gestionó el evento: Bonillaware SLU, de la que soy Administrador y único propietario.
Horas de trabajo empleadas: unas 200, hora arriba hora abajo.
Asistentes Totales/Entradas Vendidas: 157/114
Ratio de satisfacción: el 99% volverían el año que viene.
Impacto en RRSS: 12 millones de impresiones en Twitter ¡12 Millones! O____O
Kilos de Pulpo: 45
Fotos: 416, en nuestro propio álbum de Flickr
Videoentrevistas a todos los ponentes: en el blog de los amigos de Autentia

Todas las reseñas independientes sobre el evento, creadas por los asistentes, que he podido recopilar:

Conclusión

A fecha de hoy, aún no tengo claro si quiero y debo celebrar la Tarugoconf 2017, pero estoy prácticamente seguro de que acabaré haciéndolo. Primero, porque me lo han pedido la inmensa mayoría de los asistentes a la primera edición. Segundo, por el respaldo incondicional de todo el equipo de voluntarios que la hizo posible.

Lo que sí tengo claro es cómo me gustaría que fuera la Tarugoconf 2017:

Mantener el tamaño. Mantener el espíritu: No creo que el concepto escale. Es IMPOSIBLE dar la misma calidad y mimo en los detalles en una conferencia de 300, 500 o 1.000 personas. No digo que no la haga algún día, pero será otra cosa, no una Tarugoconf.
Encargarme de la parte de content curation y delegar el resto. No es que no vaya a dedicar cien o doscientas horas al evento, es que creo que aporto mucho más dedicando esas horas a reclutar ponentes y asegurarme de que el contenido tenga la mayor calidad posible. Además, en las tareas de organización pura, Candela es mucho mejor que yo.
Intentar que el evento sea sostenible. Eso significa no ya ganar dinero sino al menos poder pagar tanto el recinto como el viaje de todos los ponentes para ser completamente autónomos e independientes. Se nos han ocurrido varias formas de conseguirlo. La más evidente, subir el precio de la entrada y bajar los gastos en alguna de las partidas (por ejemplo, nos gastamos 38€ por persona en la fiesta) pero también organizar talleres y cursos el día previo al evento o buscar patrocinadores de forma proactiva. Este año, sólo se vendieron patrocinios gracias al boca-oreja.
Crear un sistema de asignación de entradas más transparente y automatizado. Me reservaré algunas entradas para compromisos, pero quiero que la mayor parte se asignen a los suscriptores de la Bonilista con un sistema automatizado y transparente. Para conseguirlo vamos a tener que programar un sistema propio -tirando de la API de Eventbrite, Koliseo o lo que sea que utilicemos- que, antes de vender la entrada, compruebe los datos del usuario como suscriptor de la Bonilista usando la API de Mailchimp. Tendríamos que implementar algún tipo de scoring o un sistema de sorteo como el de la Filarmónica de Viena… con la salvedad de que no somos la Filarmónica de Viena, sino una panda de tarugos.
Crear un sistema de streaming premium para el que quiera pagarlo. Por muchos esfuerzos que hagamos, nunca podremos acoger a todos los que quieran venir. Para intentar no dejar a nadie fuera, se me ocurrió vender un ticket de streaming que permitiera a cualquiera ver las charlas en directo de alta calidad, participar en el turno de preguntas y respuestas con un backchannel específico y recibir el pack de bienvenida en casa -incluyendo la camiseta del evento- por un precio reducido. Si no lo hicimos este mismo año fue porque Jero me convenció de que NADIE iba a pagarlo… y sigue convencido de que nadie lo hará.

Gracias a todos los que habéis hecho posible que la Tarugoconf deje de ser un sueño para convertirse en una realidad. A los sponsors –IBM, 8Kdata, Space Nomads, Sixservix, Freehouse, Kairós, Ideas4All, KeepCoding, Vozelia, Autentia y 47degrees– y, sobre todo, a los voluntarios: María, Yeray, Jero, David, Abel, Carlos, Javier, Matteo, Gonzalo, Cesar, Vaida, Álvaro, Candela… ¡Os quiero a todos!