Más de medio año después de la #Tarugo20, y con ocasión del lanzamiento de la edición de 2021, aprovechamos para hacer público nuestro postmortem, como ya hicimos en ediciones pasadas.
Aquí tenéis todos los datos, hitos y lecciones aprendidas gracias a la #tarugo20, por si os son de utilidad para montar vuestro propio evento online.
Databox
- Empresa que gestionó el evento: Bonillaware SLU, de la que soy Administrador y único propietario.
- Horas de trabajo/persona empleadas: una media de 20 horas a la semana durante 7 meses, unas 600 horas de trabajo.
- Organización: 5 personas + proveedores externos.
- Nº total de Asistentes: 909, entre asistentes, ponentes, organizadores, proveedores y patrocinadores
- Nº de entradas Vendidas: 760
- Ratio de satisfacción: el 96% de asistentes han declarado que volverán el año que viene.
- Impacto en RRSS: según el análisis de Metricool, 21 MILLONES de impresiones en Twitter
- Fotos: Solo en Twitter se compartieron más de 1.400 fotos. Nosotros seleccionamos 93 para nuestro álbum de Flickr
Tarugonomics
Este año el beneficio disminuyó en términos absolutos, pero la rentabilidad de la Tarugo aumentó 8 puntos, del 18 al 26% ¿Por qué?
- Primero, porque bajamos dramáticamente el precio de la entrada. De 150 a 50€ en early bird y 75€ en precio estándar. Tendríamos que haber vendido alrededor de 2.000 entradas para tener los mismos ingresos que el año pasado. De un evento online. De pago. Llamado Tarugoconf. En España. No way.
- Segundo, porque nos ahorramos una de las principales partidas en el presupuesto de una Tarugoconf «normal» —el catering— en donde solemos dar el do de pecho: pulpeira, barra libre de churros con chocolate, food trucks…
- Tercero, porque la edición del año anterior a la pandemia fue LOCA. Era la primera vez que organizamos una conferencia para tanta gente y, sinceramente, pensábamos que iba a ser la última —porque creíamos que la cagaríamos de tal manera que nunca podríamos volver a celebrar otra— y nos dimos algún capricho como contratar a OBK para la fiesta de despedida.
En realidad, un evento online es mucho menos rentable que uno presencial. Entre otras cosas, porque la gente percibe que recibe menos valor y está dispuesta a pagar mucho menos por una entrada, aunque tengas valores de producción altísimos y hasta financies reportajes propios. Es normal, el contenido es solo una parte de lo que se obtiene al asistir a un evento.
De hecho, el precio de las entradas sigue sin cubrir —ni de lejos— el coste por asistente. Es más, hemos vuelto a aumentar la dependencia de nuestros patrocinadores, que cubren más del 50% de lo que gastamos por asistente, por lo que su aportación sigue siendo CRUCIAL para la supervivencia del evento tal y como lo conocemos. Sin ellos, el precio medio de las 760 entradas vendidas tendría que dispararse hasta los 105€ solo para cubrir gastos.
En cualquier caso, esa rentabilidad es relativa porque los 28.000€ de «beneficios» no tienen en cuenta los impuestos, la infraestructura permanente durante todo el año -desde un trastero donde guardar piezas de decoración hasta distintos servicios online donde alojar blog, fotos o videos- y, sobre todo, las horas de trabajo aportadas por el equipo organizador de la Tarugo, un esfuerzo suplementario a nuestros trabajos que condicionó todos nuestros fines de semana desde julio hasta octubre.
El objetivo de la Tarugoconf no es maximizar los ingresos sino ser sostenible, aunque mucha gente confunde la organización sin ánimo de lucro con la obligación de no dar beneficio alguno; o, incluso, asumir pérdidas. Esos recursos generados en ediciones anteriores fueron los que nos permitieron arriesgar en un año tan complicado, diseñando un formato de evento que no existía hasta que lo creamos… y para el que no teníamos NI IDEA de si habría una mínima demanda.
Nuestro objetivo económico sigue siendo subcontratar la mayoría del trabajo voluntario y, a pesar de ese gasto extra, que la Tarugo siga siendo sostenible… pero este año no tocaba. En plena pandemia —con unas condiciones sanitarias que variaban de una semana a otra e inventándonos un formato completamente nuevo— volvimos a echarnos la mayoría del trabajo a la espalda.
Lo que salió bien
Lo que mejor salió de la #tarugo20 es que nada salió «mal». Siendo sinceros, antes del evento estábamos ACOJONADOS. Cada año, sentimos una enorme responsabilidad por conseguir que cada tarugo amortice con creces el dinero que se deja en la entrada… pero, en esta ocasión, parecía una meta inalcanzable.
No organizamos eventos de forma profesional y, menos aún, producciones audiovisuales. Sin embargo, nos embarcamos en la aventura de producir un programa de televisión de 6 horas. Había tantas cosas que podían fallar —desde que algún ponente diera positivo por COVID-19 hasta que fallara la conexión para poder hacer streaming— que parecía imposible que el evento no acabara mal.
Pero, afortunadamente, salió bien. Por supuesto, hubo errores y MUCHO margen de mejora, pero no fue el desastre que podría haber sido si hubiéramos tenido algo menos de suerte.
El formato
La #Tarugo20 se empezó a diseñar como un evento presencial y, de un día para otro, nos encontramos en medio de una pandemia global que puso el mundo del revés. A pesar de todo, tuvimos suerte. Desde el confinamiento de marzo hasta octubre —cuando estaba planificada la Tarugo— contamos con tiempo para reaccionar. Por desgracia, otros muchos camaradas del metal no fueron tan afortunados.
Estaba claro que no podíamos juntar a nuestra Comunidad de manera presencial, pero los eventos online que se estaban realizando no nos acababan de convencer, porque se limitaban a trasladar al medio online contenidos pensados para ser consumidos offline. Teníamos que conseguir ir más allá de Zoom con el plano fijo mostrando el dormitorio del sufrido ponente.
Un día viendo un late night show, tuvimos una revelación: una conferencia técnica online tenía que parecerse más a un programa de televisión que a una videoconferencia. Si salía bien, podríamos «reinventar» los eventos online. Si salía mal… la verdad, nunca quisimos pensar hasta qué punto asumíamos un riesgo reputacional si la cagábamos. Así que lo hicimos, aunque eso nos obligó a trabajar con una escaleta que iba medida al minuto e impuso un ritmo frenético:
La apuesta era arriesgada e inaudita, pero parece que a la Comunidad le gustó el esfuerzo:
Las charlas
Algunos de vosotros comentasteis que esperabais temas más técnicos, pero la mayoría destacasteis precisamente lo contrario: la transversalidad de las temáticas presentadas, algo que se ha convertido en marca de la casa y que convierte al evento en un «punto de encuentro» donde caben todos los profesionales del sector.
El equipamiento audiovisual
Montar un programa REAL de televisión requería de una ingente cantidad de equipo audiovisual: pantallas, luces, sonido, cámaras, realización, maquillaje… Una complejidad que requería contar con profesionales que conocieran de primera mano los entresijos de una producción profesional. Y disfrutamos del mejor equipo posible: nuestros socios habituales de Roldan.TV para la producción técnica, Dani Rebner al volante de la realización, Hugo Tobio liderando todo el diseño e ilustraciones del evento, Sonia y Alba, de Autentia, manejando las cámaras, Jero al streaming… En total, unas 15-20 personas currando para que toda la parte técnica saliera lo mejor posible. Currazo.
El chat en tiempo real
Muchos de vosotros nos lo dijisteis: tanto en el streaming de «La Red» como el día del evento, la posibilidad de comentar lo que iba ocurriendo en directo por el chat e interactuar en directo tanto con otros asistentes como con los ponentes fue un puntazo… a pesar de la HORRIBLE usabilidad que tenía el chat de Brella. Eso hizo que la conferencia fuera mucho más que un mero streaming.
El networking
Uno de los puntos más destacados en la encuesta que os pasamos después de la #Tarugo20 fue el networking online. Estuvimos insistiendo durante semanas para que entraseis en Brella y —los que quisierais— cerraseis llamadas con otros asistentes con los que os apeteciera tomaros un e-café u os apuntarais a los tarugobreakers para conocer gente.
Replicar la posibilidad de charlar con alguien en persona de forma fortuita —porque coincidáis en la cola de la comida o se siente a tu lado, parecía imposible— pero teníamos claro que lo que marcaría la diferencia sería conseguir dar a los asistentes mecanismos y canales para conocer personas interesantes. Por suerte, parece que muchos lo conseguisteis 🙂
Lo que no salió tan bien
Explicaciones pre-evento
Al cambiar el formato habitual y usar varias plataformas —Brella, Icebreaker.io, Kahoot, etc— fueron necesarias más explicaciones de lo normal para asegurarnos de que los 909 asistentes supieran dónde tenían que estar en cada momento y cómo se iban a desarrollar los acontecimientos. La búsqueda del equilibrio entre no TALADRAR —suficientes newsletters nos llegan a diario— y asegurarnos de que la información llegara a todo el mundo, se nos complicó irremediablemente. Algunos tarugos se quejaron de que éramos muy PLASTAS, mientras que otros muchos estaban muy perdidos y no sabían dónde tenían el manual de instrucciones de la #Tarugo20.
Viendo la que se nos venía encima, el pobre Yago tuvo que ejercer de «atención a personas-con-problemas-para-acceder», ya que todo el equipo organizador era necesario en el plató en el momento del evento. Es probable que todo esto se pudiera haber hecho mejor. Quizás no comunicando más —mandamos BASTANTES paquetes de información—, pero sí mejor. Este año procuraremos tener toda la información en un único sitio e incluir vídeos e infografías que ayuden a digerir todas las instrucciones.
Los stands virtuales
La inmensa mayoría de los patrocinadores en la Tarugo se curraron los materiales para mostrar en sus stands virtuales y destinaron a personas a estar atendiendo el chat en directo por si surgían comentarios o preguntas, lo que apenas sucedió. Quizás el principal problema es que, el año pasado, todo era nuevo y no supimos explicar a los asistentes el valor que suponía visitar el stand de los patrocinadores.
Eso sí, nuestros patrocinadores sacaron ORO de las herramientas de networking y, de media, concertaron cada uno 26 reuniones con los asistentes.
Ensayos
Aquí englobamos dos temas que no salieron del todo bien. Por un lado, dar una charla a una cámara de televisión impone, sobre todo si no tienes experiencia. Tienes que identificar qué cámara está «pinchada» si quieres mirar al público., Además, los ponentes tenían un monitor frente a ellos en el que veían la señal que se estaba retransmitiendo y era prácticamente imposible no caer en la tentación de mirar.
Por otro lado, fue una auténtica odisea intentar interactuar en «tiempo real» con los asistentes —como, por ejemplo, en el Concursote de Lanzarote organizado vía Kahoot— con una latencia de 3-5 segundos de retardo entre «la vida real» y lo que veíais en pantalla. Tuvimos que montar una especie de Kahoot paralelo en Keynote que replicaba casi a la perfección las preguntas, así como una lógica de secuencias bastante complejas. Lo más probable era que saliera MAL… y salió regular.
Ambos problemas tenían una solución común: ensayar, ensayar y ensayar previamente emulando el momento del evento e identificar puntos de mejora. Sin embargo, el día y medio que tuvimos para hacerlo todo fue un torbellino de montaje, resolución de problemas inesperados y cambios de última hora… el resultado fue que no hicimos ensayo general de las charlas como tal, solo pequeños repasos por encima.
El envío de camisetas
Un auténtico DOLOR… de difícil solución: direcciones equivocadas o no incluidas, cambios de domicilio, problemas con los envíos. Y agravado por el hecho de mandar todo en varios lotes, para intentar que la mayor parte posible de la gente tuviera su «pack de bienvenida» antes del evento. Hay que intentar atar las direcciones de envío muy bien antes de empezar a mandar cosas a los asistentes.
Carga de trabajo de los voluntarios
Un año más, acabamos rotos. Sin apenas fuerzas para disfrutar del evento. Parece algo obvio, pero en un evento organizado por voluntarios para la Comunidad nunca deberíamos olvidarnos de que se supone que organizar todo esto debería ser DIVERTIDO.
Conclusiones
No tenemos NI IDEA de cómo será el mundo el próximo octubre, cuando se celebre la próxima #tarugo21, pero sí sabemos que será DIFERENTE. En cualquier caso, después de esta experiencia, nos parece irrelevante.
La Tarugoconf debe ser una oportunidad para conocer gente nueva e interesante, da igual que se celebre online u offline, mientras los asistentes —los tarugos— estén dispuestos a hacerlo. Puede que un día fracasemos, puede que un día todo acabe, pero mientras sigamos contando con vuestro apoyo seguimos creyendo que TODO ES POSIBLE.
Muchas gracias a Jerónimo, Yeray, Roldán, Dani, Hugo, Óscar, Alberto, Cris, Alex, Miguel, Molpe, Javier, Rubén, Marina, Candela, todos mis compis de Sngular y a todos los patrocinadores y tarugos que lo hicisteis posible, pero especialmente a Bea, sin la que este evento no hubiera salido adelante. Nos vemos en la #tarugo21 el próximo 22 de octubre de 2021.