Postmortem de la Tarugo17

scroll

Dos meses después, ha llegado el momento de poner punto y final a la #Tarugo17 -la conferencia anual para los suscriptores de la Bonilista- con su postmortem, al igual que hicimos el año pasado.

El lema de la Tarugo fue “lucha contra el statu quo” y, para predicar con el ejemplo, aquí tenéis todos los datos, las lecciones aprendidas y la intrahistoria de nuestro pequeño evento, por si os son de utilidad para montar el vuestro.

DATABOX

  • Empresa que gestionó el evento: Bonillaware SLU, de la que soy Administrador y único propietario.
  • Horas de trabajo/hombre empleadas: alrededor de 400.
  • Organización: 4 personas, con 6 voluntarios más durante el evento
  • Nº total de Asistentes: 180, entre asistentes, ponentes, organizadores y patrocinadores
  • Nº de entradas Vendidas: 126
  • Ratio de satisfacción: el 98% volverían el año que viene.
  • Impacto en RRSS: según el análisis de Metricool, 17 MILLONES de impresiones en Twitter
  • Fotos: 3.500, de las que seleccionamos 736 para nuestro propio álbum de Flickr
  • Pulpo: 120 raciones, con cachelos.
  • Raciones de churros con chocolates: 263

Churritos en la Tarugo17

TARUGONOMICS

Con el presupuesto cerrado al 99%, este es el balance de gastos e ingresos de la #Tarugo17:

Este año conseguimos aumentar en casi cinco puntos el margen bruto de la Tarugo, pero lo más importante para nosotros es que lo hicimos “profesionalizando” el evento, cubriendo la mayoría de los gastos de todos los involucrados en el mismo. Este depende y seguirá dependiendo del trabajo voluntario y desinteresado de muchas personas, pero estamos mucho más cerca de que, al menos, no les cueste dinero.

Para conseguirlo, incluyendo el Sábado Tarugo, el gasto aumentó de 15.000 hasta casi 28.000€. Algo que sólo fue posible gracias al incremento de los ingresos por patrocinios -sin los que, hoy por hoy, la Tarugoconf sería inviable tal y como la conocemos- que crecieron desde los 5.400€ hasta los 21.000€.

La importancia de estos es tal que, si hubiéramos querido cubrir costes sin ningún tipo de patrocinio, el precio de las 126 entradas vendidas se hubiera tenido que disparar hasta los 222€.

El coste real de la #tarugo17 se acerca más a los 155€ por asistente y los 192€ por entrada vendida, porque en el caso de no contar con patrocinadores, las 20 invitaciones que estos disfrutaron podrían haber sido puestas a la venta. El resto, hasta completar 54 acreditaciones gratuitas, se repartieron entre el staff y los ponentes de esta edición y la del año pasado.

En cualquier caso, equilibrar los gastos con los ingresos por entrada es uno de las grandes retos para la edición del año que viene. No ya porque queramos ganar dinero con la Tarugo, sino porque estamos obsesionados con que sea SOSTENIBLE como producto. Ya sabemos que podemos organizar un evento, atractivo para ponentes y asistentes, pero no tenemos tan claro que sepamos hacerlo sin perder dinero. Porque, como el año pasado, las cuentas son algo más complicadas:

  • Primero, porque siempre comparamos los gastos sin IVA con un ingreso por entrada que lo incluye. En realidad, nosotros ingresamos 117,68€ por entrada vendida, el resto se reparte entre impuestos y la comisión de venta de Eventbrite, el sistema de ticketing que usamos este año.
  • Segundo, porque si tuviéramos que pagar por las instalaciones que nos cede el Campus Madrid, nos comeríamos todo el superávit que generamos. No sólo por el alquiler de la sala sino, sobre todo, por el equipo audiovisual y la inestimable ayuda de Christian para gestionarlo antes, durante y después del evento.

El próximo año, intentaremos dar 3 pasos que nos acerquen más a ese equilibrio presupuestario:

  1. El precio de la entrada será de 150€ + IVA. La recaudación extra será “el chocolate del loro” -alrededor de 3.000€ más- pero será una enorme ayuda para unos amateurs como nosotros, a la hora de confeccionar presupuestos y calcular mentalmente si un gasto es viable o no.
  2. Intentaremos aumentar los ingresos, más allá de entradas y patrocinios, organizando talleres prácticos el día anterior al evento. Formación ultraespecializada y 100% práctica, impartida por Alumni, ponentes de esa o anteriores ediciones. También intentaremos potenciar el concepto de tarugoconf-in-a-box. Este año, celebramos una en las oficinas de New Relic en Barcelona y fue un éxito. En 2018, esperamos tener al menos tres.
  3. Intentaremos reducir gastos superfluos. Sobre todo, en partidas que no son nada más que caprichos que en nada afectan a la calidad general del evento. Por poner un simple ejemplo, cada acreditación estaba personalizada y valía 7€. Multiplicad eso por 180…

 

No hemos llegado a esta conclusión sólos, sino siguiendo el camino señalado por el feedback de los asistentes de la #Tarugo17:

LO QUE SALIÓ BIEN

Con toda la humildad del mundo y sin caer en la autocomplacencia, en general la #Tarugo17 salió bien. La principal métrica de éxito en un evento organizado para la Comunidad no son los ingresos, sino la satisfacción de la gente que asiste al mismo.

Un reto interno que pasó inadvertido para los asistentes y superamos con nota, gracias a la ayuda de las fieras del equipo de medios de Autentia, fue la gestión del streaming -producido en HD y con un router 4G de respaldo, por si caía la red de Google- para dos únicos receptores: la oficina de New Relic en Barcelona -los valientes pioneros que patrocinaron la primera tarugoconf-in-a-box de la historia- y… la casa del verdadero causante de que nos metieramos en semejante lío:

Si algo quería mejorar respecto al año pasado era la iluminación general de la sala, para hacerla más acogedora, menos aséptica. Contratamos iluminación cinematográfica para vestir los distintos espacios y, la verdad, el resultado fue espectacular, como puede apreciarse en muchas de las fotos del evento.

También conseguimos hacer el evento más diverso. Doblamos el número de mujeres asistentes y los veganos y vegetarianos contaron con opciones para poder seguir su dieta, más allá del pulpo. Es sólo un comienzo, pero el objetivo es seguir mejorando año tras año.

La atípica y arriesgada intro fue una metáfora de toda mi carrera profesional -siempre caminando sobre la delgada línea que separa lo épico de lo ridículo- que, gracias a la colaboración de Rubén aka “Don Robot”, en vez de despertar risas despertó conciencias. Me empeñé en hacerla -a pesar de la reticencia de todo el equipo- pero, ante las dudas, recordé que “aquí hemos venido a jugar” y… la apuesta salió bien.

Parece que con los cambios introducidos en la oferta de patrocinio de este año, hemos encontrado un buen equilibrio entre el coste y el valor de los mismos y, además, lo hemos hecho sin tener que hacer ninguna concesión en el espíritu y estructura del evento. Muchos patrocinadores ya han manifestado su intención de seguir colaborando con nosotros en la próxima edición y nosotros estamos encantados de colaborar con ellos. Nuestra relación va mucho más allá de ingresar una transferencia. Vamos en la buena dirección.

Por último, pero sin duda lo más importante, el nivel de las charlas. Ser ponente en la Tarugo es complicado. No eliges el tema, la organización te persigue para revisar tu material y, por si fuera poco, te expones a turnos de preguntas y respuestas de 15 MINUTAZOS que se exprimen hasta el último segundo. Sin embargo, todos los ponentes de la #Tarugo17 tuvieron un gran nivel. Menos mal, porque ellos son el núcleo del evento… el resto sólo es un bonito envoltorio. Tenéis videoentrevistas a todos los ponentes en el blog de Autentia

LO QUE NO SALIÓ TAN BIEN

Justo una semana después del evento, reunimos a todo el equipo de organizadores y voluntarios para hacer una retrospectiva alrededor de unas pizzas.

Estas fueron las áreas de mejora que identificamos y las posibles acciones para actuar sobre las mismas:

ENTRADAS

  • Problemas: De 180 entradas, apenas 20 fueron asignadas “a dedo”, pero dio igual. Hay gente que sigue viendo a la Tarugoconf como un evento “elitista” porque no todo el mundo que quiere ir puede hacerse con una de las entradas a la venta.
  • Soluciones: Tenemos que mejorar la comunicación sobre lo que hacemos y por qué lo hacemos. Por lo menos, para que quede claro que la Tarugo es un evento para premiar la fidelidad de los suscriptores de la Bonilista. Ahí empieza y acaba todo el elitismo de la misma.

ACREDITACIÓN Y RECEPCIÓN

  • Problemas: Precisamente por intentar abrir la mano con las entradas y dar cabida a 23 personas más que el año pasado, se notó demasiada aglomeración en el vestíbulo de la sala. Además, la gente no circulaba por el resto de la sala porque en el mismo espacio se servía el café. Sin embargo, la primera fila de sillas -desde la que casi puedes tocar a los ponentes- quedó vacía en muchas charlas.
  • Soluciones: Ampliar el espacio de acreditación. Poner otro punto de café cerca del escenario. Organizar el espacio y las gradas con voluntarios que ayuden en la recepción y bienvenida.

PAUSAS CAFÉ

  • Problemas: Todo el mundo se quejó de que el sitio era muy pequeño. La gente no sabía utilizar los termos de Do-Eat, el proveedor de catering que sirvió el café, que complementamos con unas cafeteras Dolce Gusto que al final del evento sorteamos entre los asistentes.
  • Soluciones: Buscar un nuevo espacio para el café, por ejemplo el espacio que hay encima de la cafetería del Campus Madrid. Utilizar un solo sistema de café -Dolce Gusto o Do-Eat- con voluntarios ayudando en el servicio.

ROPERO

  • Problemas: Hubo gente que pidió un espacio para guardar maletas y otras pertenencias.
  • Soluciones: Pactar con Campus un espacio que se pueda habilitar como ropero/taquillas.

ACREDITACIONES

  • Problemas: Muy caras y un poco incómodas, aunque la gente valoró la originalidad y calidad (eran una acreditación-cuaderno en la que podías tomar notas y, además, simulaban ser una tarjeta perforada).
  • Soluciones: Rebajar el presupuesto y, el próximo año, primar la utilidad (identificación) por encima del guiño tecnológico.

OPEN SPACE EN LA FIESTA

  • Problemas: No funcionó.
  • Solución: No decir que sí a iniciativas que no vamos a poder controlar directamente.

PROVEEDORES

  • Problemas: Faltó una cafetera, ni más ni menos, y los foams no tenían las medidas correctas. Nos enteramos la víspera del evento, sin tiempo de reacción.
  • Soluciones: Desplazarnos con antelación al Campus para revisar los pedidos con tiempo.

AGUA

  • Problemas: La gente no se enteró de que había una fuente de agua fresca.
  • Soluciones: Señalizar la fuente y ofrecer también botellines de agua mineral.

CAMISETAS

  • Problemas: La verdad es que los chicos de Space Nomads y Singular Shirts hicieron un trabajo estupendo plasmando lo que tenía en la cabeza, pero al incluir una referencia política -Putin y Trump como las dos caras de la misma carta- mucha gente nos ha confesado que no se siente cómoda llevándola.
  • Soluciones: Diseñar una camiseta que, sobre todo, haga referencia a la Tarugo y su espíritu. Sin referencias externas.

SKETCHNOTING

  • Problemas: La gente no podía ver los dibujos mientras Javier trabajaba.
  • Soluciones: Posicionar una cámara que grabe todo el proceso. Que se puede proyectar en directo o al final de cada charla en modo rápido.

VOLUNTARIOS

  • Problemas: los voluntarios que tuvieron que ayudar fuera de la sala sólo vieron unas 3 charlas. Aunque les pareció una cantidad “suficiente” el objetivo es que, al menos, puedan ver la mitad. Hubo bastante improvisación en este tema y echaron en falta reuniones previas.
  • Soluciones: Organizar reuniones previas. Preguntar a los voluntarios los intereses de cada uno para organizar qué charlas quieren ver, si o si, cada uno. Contar con más voluntarios para repartir mejor las tareas.

CONCLUSIONES

Sigo pensando que, al menos en este país, montar un evento es el peor negocio del mundo, así que ¿Por qué seguir tratándolo como tal?

La Tarugoconf es una excusa para conocer gente nueva e interesante. Tanto los que aparecen encima del escenario como los que están enfrente.

La Tarugoconf es un hito en el calendario que te incentiva para hacer cosas. Si de verdad haces algo que merezca la pena, no se me ocurre mejor sitio donde enseñarlo y conseguir el mejor feedback.

La Tarugoconf es una oportunidad para colaborar con gente a la que aprecias y admiras, pero con la que no trabajas en el día a día. Un ancla para mantener el contacto, pero también una atalaya para tejer nuevas oportunidades.

Pero, sobre todo, la Tarugoconf es un chute de energía y buen rollo. Que gente que ha pagado 150€ por poder asistir se acerque a darte las gracias por organizarla hace que, al menos durante un par de semanas, se te pase el Síndrome del Impostor y te autoconvenzas de que eres capaz de todo.

Por eso, mientras podamos, habrá Tarugoconf. Poder organizarla es un lujo, una bendición y un orgullo.

Muchas gracias a Ana, Elena, Noelia, Laura, Gonzalo, Yago, Jero, Yeray, Javi, Rubén, Carlos, Hugo, Patty, Rufo, Celia, Christian, Pablo, Sofía, Candela y, por supuesto, a todos los patrocinadores y tarugos que lo hacéis posible. Nos vemos en la #tarugo3 el próximo 21 de septiembre de 2018, mientras tanto… FIGHT THE STATUS QUO!